Недавно два бизнесмена, владельца небольших фирм из разных видов бизнеса, обратились с одинаковой проблемой. Раз за  разом, найм нового сотрудника приносит тяжелую головную боль и представляется русской рулеткой. Очевидно, что эти компании находятся на нулевом или первом уровне зрелости управления компанией, и начальный порядок в них не наведён. Что можно сделать, чтобы превратить регулярную проблему в регулярную простую задачу?

Вам не нужно нанимать человека для того, чтобы он был «полезным». Вам необходимо нанять человека, чтобы он вносил вклад в создание ценности для клиента, той самой ценности, за которую клиент вас вознаграждает.

Сделайте описание того вклада, который должен вносить этот работник, и напишите требования к нему. Но это не так-то просто сделать!

Вам будет гораздо проще написать описание позиции (должности), если у вас будет заранее сделано «Положение о подразделении», к которому относится должность. Надо подчеркнуть, что «Положение о подразделении» совсем не одно и то же, что Описание должности. А Описание должности совсем не равно Должностной инструкции.

Важно: подразделение может состоять из одного человека. Если у вас такая ситуация, то придумайте такое подразделение, к которому мог бы этот человек относиться. Например, «Отдел закупки» для менеджера по закупкам. Или «Отдел продаж» для одного менеджера по продажам.

В «Положении о подразделении» вы быстро и не заморачиваясь на деталях выписываете основные параметры деятельности, по схеме IDEF0:

1. Напишите название деятельности, которую выполняет подразделение. Например, «Закупает покупные товары на основании заявок».
2. Продукт подразделения. Что данное подразделение передаёт (документы, товары. материалы, информацию и т. д.)  следующему подразделению? Например,   «Счет от поставщика на продажу фирме товаров».
3. Входные материалы и информацию, которую подразделение получает от предыдущего (по цепочке основного процесса) подразделения.  Аналогично продукту.
4. Какими руководящими документами или указаниями пользуется подразделение.
5. Более подробно напишите, в чем состоит деятельность внутри подразделения. Это можно сделать по аналогии с описанием Системы Основного процесса, выделяя для начала от 5 до 9 функций в работе подразделения.
6.  Какие требования предъявляются к работникам в подразделении: физическая сила, график работы, образование, дипломы, навыки.

(Совет: Положение о подразделении гораздо проще и быстрее написать, если у вас уже существует описание «Системы Основного процесса»).

Посмотрите на то, что получилось. Это и есть Положение о подразделении, выполненное на твёрдую двойку! Самая главная ценность его — в том, что его можно улучшить, и поднять качество документа до тройки! Но оно уже сейчас готово для того, чтобы на его основе сделать Описание вакансии, и нанимать людей с открытыми глазами. А впоследствии — создаст вам хорошую основу для контроля их работы, и управления ею.

P.S. Наблюдение из практики: не стоит  поручать сотруднику сделать описание своей должности или позиции, если вакансия уже кем-то занята. Он не выполняет никакую  роль в управляющей системе, и в его обязанности не входит смотреть на свою работу со стороны. Ожидая от него описания вакансии, вы только потеряете время.

Надеюсь, вам это поможет!